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美國NFA新要求:會員公司須加強內部監管 電子信函記錄要保存5年

2017-12-04 09:09:12 《FXSHELL》 

美國NFA新要求:會員公司須加強內部監管 電子信函記錄要保存5年

  根據《商品交易法》(CEA)第17(j)條,美國國家期貨協會(NFA)向商品期貨交易委員會(CFTC)提交了NFA解釋性通知的擬議修正案。

  NFA董事會於2017年11月16日一致通過了這項提案。NFA計劃在CFTC收到該提案後的10天內使其生效,除非CFTC通知NFA需要對該提案進行審批。

  其主要內容如下:

  加強監管要求下會員公司的義務——對現有客戶以及潛在客戶的所有對話進行錄音,並保留所有電子信函記錄

  電子信函包括,但不限於電子郵件、短信、通過網絡通訊系統發送的即時消息以及在聊天室或任何社交媒體平臺上進行的任何其他溝通。

  美國NFA董事會認為,記錄這些對話並要求會員保存電子信函記錄,使會員公司能夠密切監督其AP的活動,並為這些會員提供了關於AP招攬客戶方法的完整實時反饋。

  會員必須在5年內保存這些錄音和電子通信記錄,且在前兩年必須放在可隨時調取的地方。在保存錄音和電子通信記錄時,會員公司必須按照AP和日期對錄音和電子信函進行分類。

  此外,會員公司必須要求所有AP每天完成銷售日誌,至少記錄每個客戶的身份以及溝通方式。會員公司必須在NFA或CFTC需要時,迅速找出某個AP在某一天的所有對話錄音和電子信函記錄,還應立即向NFA或CFTC提供收聽錄音或查看電子信函記錄的合適資源。

  書面監督程序

  成員的書面監督程序應當包括公司名稱、登記狀態和公司監督人員的地址。

  書面程序必須至少包括:

  • 通話監督包含的步驟,錄音監督的頻率,負責監督的人員,以及如何記錄監測結果;

  • 關於錄音設備使用的具體信息;

  • 監督AP與客戶之間電子信函的步驟,會員公司如何監督AP,負責監督的人員,以及如何記錄監督結果;

  • 分類和保存錄音和電子信函的方法;

  • AP日誌的描述和樣本格式,至少包括每個客戶的身份以及溝通方式。

  各會員公司還應在內部記錄所有監督人員的姓名以及任職時間。

  此外,成員應在每個季度結束後的15天內向NFA合規部門提交一份公司合規情況報告。會員公司應在5年內保存這些內部記錄和報告,且在前兩年放在可隨時調取的地方。

(責任編輯:王治強 HF013)
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